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Come creo un modello di processo documentale nella mia libreria?

In questo articolo, ti spieghiamo i passaggi necessari per creare un modello con firma elettronica semplice (FES). Ma la procedura è la stessa anche per le altre tipologie di firme(**).

FASE 1 – PREPARA IL DOCUMENTO Word o PDF

  1. Prepara il documento Word o PDF e assicurati di lasciare lo spazio sufficiente per inserire le Etichette, dove vanno inseriti i dati variabili (da anagrafica, da schede di raccolta dati).

1 Step - Prepara il file

 

FASE 2– CREA UN NUOVO PROCESSO DOCUMENTALE

  1. Dalla schermata Home, seleziona la sezione Libreria,
  2. clicca sul bottone  + Nuovo processo.
  3. Inserisci il Titolo del processo. Puoi anche aggiungere una Descrizione del processo che stai andando a creare. Quindi, clicca sul bottone Successivo.
  4. Segui i passaggi suggeriti da Confirmo.

2 Step - Crea nuovo modello di processo

PASSAGGIO 1 – DESTINATARI

  1. Stabilisci il ruolo del destinatario/firmatario. In questo passaggio, si possono inserire più destinatari/firmatari, cliccando sul bottone Aggiungi destinatario, e stabilire un ordine di firma.
  2. Scegli il tipo di Firma elettronica, in base al valore legale che necessita il documento. Quindi, clicca sul bottone Successivo.

3 Step- destinatari

PASSAGGIO 2 - INFORMATIVA

  1. Per creare una scheda informativa scegli Nuova informativa dal bottone Aggiungi informativa.
    Se non vuoi aggiungere una scheda informativa salta questo passaggio cliccando sul bottone Successivo.
  2. Inserisci il Titolo della scheda. Puoi anche aggiungere una Descrizione della scheda che stai andando a creare. Sul lato destro, scegli il destinatario della scheda, cioè chi dovrà visualizzarla. Poi clicca sul bottone Crea.
  3. Aggiungi elementi alla scheda cliccando sul bottone Aggiungi elemento. Gli elementi possono essere: Video Youtube/Vimeo, Immagine o Schermata di messaggio all’utente. Quest'ultima opzione serve per inserire messaggi testuali.
  4. Dopo aver aggiunto l’elemento, clicca sopra il box e inserisci i dettagli sul lato destro: le voci Titolo e Body  vengono visualizzati dal firmatario in fase di firma.
  5. Poi clicca sul bottone Successivo  che ti porterà al passaggio Raccolta dati.

4 Step- informativaPASSAGGIO 3 - RACCOLTA DATI

  1. Per creare una scheda di raccolta clicca sul bottone Aggiungi scheda raccolta dati e scegli l'opzione Nuova scheda raccolta dati .
    Se non vuoi aggiungere schede di raccolta dati, salta questo passaggio cliccando sul bottone Successivo.
  2. Inserisci il Titolo della scheda. Puoi anche aggiungere una Descrizione della scheda che stai andando a creare. Sul lato destro, scegli il destinatario della scheda, cioè chi dovrà compilarla. Poi clicca sul bottone Crea. Per queste schede puoi inserire come destinatario anche il Mittente, oltre ai firmatari.
  3. Aggiungi gli elementi/campi cliccando sul bottone Aggiungi elemento. Gli elementi sono di diverse tipologie: Gruppo checkbox, Campo data, Intestazione, Numero, Gruppo pulsanti di scelta singola, Selezione, Campo di testo, Area di testo.
  4. Clicca sopra l’elemento che ti interessa tra le opzioni disponibili. Sulla destra, inserisci i dettagli Testo della domanda e le Scelte, ove previsto.
  5. Inserisci altre schede di raccolta dati, cliccando, in alto a destra, sul bottone Aggiungi scheda di raccolta dati. Aggiungi le Regole d’interazione tra i campi se fosse necessario.
  6. Poi clicca sul bottone Successivo  e vai al passaggio Ordina.

5 Step- Schede di raccolta dati

PASSAGGIO 4 - ORDINA

  1. Scegli con quale la sequenza il destinatario/firmatario visualizza le schede.
  2. Clicca sull'icona della 2 freccette e trascina verso l'alto o il basso.
  3. Una volta stabilito l'ordine, clicca sul bottone Successivo.

6 Step- ordina

PASSAGGIO 5 - DOCUMENTO

  1. Clicca su Carica documento e carica il file che hai preparato nella FASE 1 di questo articolo (vedi sopra).
  2. Dalla colonna di sinistra, trascina i campi anagrafici (gestiti da Rubrica) ed eventuali campi creati dalla scheda di raccolta dati negli spazi del documento dedicati.
    Se  necessario puoi modificare le etichette in larghezza, altezza, dimensioni e font.
  3. Visualizza l’anteprima del documento, cliccando sui 3 puntini, in alto nel documento, scegliendo l'opzione Anteprima per controllare che i campi siano ben allineati.
  4. Poi clicca sul bottone Successivo .

7 Step- documento

PASSAGGIO 6 - RIEPILOGO

  1. Modifica l’oggetto della mail, se lo ritieni opportuno. Confirmo riporta in automatico il nome del file che hai inserito nelle fasi iniziali di stesura del documento.
  2. Puoi inserire un messaggio nel corpo della mail che verrà visualizzato sotto il bottone contenente il link per procedere con la firma del documento.
  3. Per salvare tutto il processo, clicca sul bottone Successivo.

ATTENZIONE:  il lavoro fatto NON viene salvato se chiudi il processo senza cliccare sul bottone Successivo in questo passaggio finale.

Sarà necessario ricominciare dal primo passaggio.

8 Step- riepilogo

 

Può esserti utile anche questo articolo:

(**) Come inserisco la firma grafometrica in un modello di processo documentale? 

Come invio un documento da firmare dalla mia libreria di modelli di processo?

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